Trả lời câu hỏi sau bài thuyết trình bằng tiếng Anh

Nhắc lại, trả lời, kiểm tra

Khi bị áp lực, nhiều người hoặc trả lời quá nhanh, hoặc nói quá dài. Mẫu ba bước này giữ câu trả lời của bạn ngắn gọn và đúng trọng tâm, và bước đầu tiên cho bạn vài giây để suy nghĩ.

• Nhắc lại: nói lại câu hỏi bằng lời của bạn. So the question is whether we can launch before March.
• Trả lời: đưa ra câu trả lời ngắn trước, rồi một lý do hoặc ví dụ. Yes, if testing finishes on time. The main risk is the payment feature.
• Kiểm tra: đảm bảo bạn đã trả lời đúng điều họ hỏi. Does that answer your question?
• Đặc biệt ở nơi làm việc tại Mỹ, người nghe mong nghe câu trả lời trực tiếp trước, bối cảnh sau. Mở đầu dài dòng có thể khiến bạn nghe như đang né tránh câu hỏi.

Câu giờ vài giây

Ngừng một chút cũng không sao. Những câu này lấp khoảng lặng một cách tự nhiên trong lúc bạn suy nghĩ. Chỉ dùng mỗi câu một hai lần trong một phần hỏi đáp, nếu không sẽ nghe như học thuộc.

• That's a good question. Let me think about that for a second.

  Nghĩa: Cảm ơn người hỏi và cho mọi người biết bạn cần một chút thời gian suy nghĩ.

  Chỉ nói khi bạn thật lòng nghĩ vậy. Nếu câu hỏi nào cũng nhận được Great question!, mọi người sẽ nhận ra.

• So if I understand correctly, you're asking about the timeline, not the budget.

  Nghĩa: Nhắc lại câu hỏi bằng lời của bạn để kiểm tra và có thêm vài giây.

  Đây là bước nhắc lại. Nó cũng giúp những người ở cuối phòng, hoặc trong cuộc gọi, chưa nghe được câu hỏi.

Khi bạn nghe không rõ câu hỏi

Hỏi lại là chuyện bình thường. Người bản xứ cũng làm vậy suốt, nhất là trong phòng lớn và trong cuộc gọi video. Hãy hỏi một lần, rõ ràng, và chỉ xin lỗi một lần.

• Sorry, could you repeat the question?

  Nghĩa: Lịch sự nhờ người đó nói lại câu hỏi.

  Cách nói chuẩn. Trong cuộc họp nhóm thoải mái, Sorry, say that again? cũng được.

• Sorry, you cut out for a second. Could you say that again?

  Nghĩa: Nhờ họ nhắc lại vì âm thanh bị mất trong cuộc gọi video.

  Nói ngay lập tức. Càng chờ lâu càng khó hỏi.

• Just to make sure I answer the right question: do you mean the cost to us, or to the customer?

  Nghĩa: Nhờ họ chọn giữa hai nghĩa để bạn trả lời đúng điều họ thật sự hỏi.

  Đưa ra hai lựa chọn giúp người kia dễ hơn là phải giải thích lại cả câu hỏi.

Câu hỏi khó

Hầu hết câu hỏi khó thuộc bốn loại: câu bạn không trả lời được, câu thực ra gồm hai câu hỏi, câu lạc đề, và câu nghe như đang công kích. Mỗi loại có một cách diễn đạt giúp bạn bình tĩnh và làm chủ tình huống.

• I don't have that number in front of me, but I'll find out and follow up with you by Friday.

  Nghĩa: Thừa nhận bạn không biết, hứa sẽ tìm hiểu và đưa ra thời điểm.

  Nêu cụ thể một ngày giúp câu này nghe tự tin, nên chỉ hứa ngày bạn chắc chắn giữ được. Trong bối cảnh thân mật, I'm not sure, but I'll get back to you. cũng được.

• That's really two questions. Let me start with the cost, and then I'll come back to the timeline.

  Nghĩa: Tách một câu hỏi hai phần để bạn trả lời rõ từng phần.

  Nêu cả hai phần trước để người hỏi biết bạn đã nghe cả hai. Phần thứ hai là phần người nói hay quên, nên hãy quay lại trả lời nó.

• That's a bit outside what I covered today, but I'm happy to talk about it afterward.

  Nghĩa: Lịch sự dời một câu hỏi lạc đề sang lúc khác.

  Trong cuộc họp, Let's take that offline. cũng có nghĩa tương tự: bàn chuyện đó sau, không phải trước mặt mọi người.

• I understand the concern. Here's how we looked at it.

  Nghĩa: Ghi nhận một câu hỏi mang tính phê bình mà không tranh cãi, rồi giải thích lập luận của bạn.

  Hãy bình tĩnh và đừng nhắc lại những lời gay gắt của họ. Nếu họ tiếp tục dồn ép, I don't think we'll settle this today, but I'm happy to keep talking after the meeting. giúp bạn chuyển sang chuyện khác.

Kết thúc phần hỏi đáp

Kết thúc đúng giờ và theo cách của bạn. Báo hiệu trước vài phút, rồi cảm ơn mọi người và cho họ biết cách liên hệ với bạn.

• We have time for one more question.

  Nghĩa: Báo cho khán giả biết phần hỏi đáp sắp kết thúc.

  Nói câu này vài phút trước khi kết thúc để bạn xong đúng giờ.

• Thanks, everyone. If you think of anything later, just send me an email.

  Nghĩa: Kết thúc phần hỏi đáp, cảm ơn khán giả và mời đặt thêm câu hỏi sau.

  Trong cuộc gọi video, hãy thêm I'll drop my email in the chat. rồi làm đúng như vậy.

Hỏi đáp sau buổi cập nhật dự án

Bạn vừa trình bày cập nhật dự án cho khoảng mười lăm đồng nghiệp trong một cuộc gọi video. Quản lý của bạn mở phần hỏi đáp, và hai người đặt câu hỏi.

1. Quản lý

   Thanks, that was really clear. Let's open it up for questions.

   Nghĩa: Cảm ơn bạn và mời đặt câu hỏi.

2. Marcus

   Quick question. Are we still on track for March, and what happens if testing takes longer?

   Nghĩa: Hỏi hai điều: việc ra mắt có còn dự kiến vào tháng 3 không, và chuyện gì xảy ra nếu việc kiểm thử bị chậm.

3. Bạn

   That's really two questions. First, yes, we're still on track for March. Second, if testing runs late, we'd push the launch back about two weeks, not more.

   Nghĩa: Tách câu hỏi, trả lời có cho phần đầu, và nói nếu bị chậm thì khoảng hai tuần.

4. Marcus

   Got it, thanks.

   Nghĩa: Nói rằng anh ấy đã hiểu.

5. Elena

   Do you know how many customers are still using the old version?

   Nghĩa: Hỏi có bao nhiêu khách hàng dùng phiên bản cũ.

6. Bạn

   Just to make sure: do you mean all customers, or just the ones on the paid plan?

   Nghĩa: Hỏi lại xem cô ấy muốn nói nhóm khách hàng nào.

7. Elena

   Just the paid ones.

   Nghĩa: Nói rằng cô ấy muốn nói đến khách hàng trả phí.

8. Bạn

   I don't have that number in front of me, but I'll find out and send it to you by Friday. Does that work?

   Nghĩa: Thừa nhận bạn không biết, hứa gửi con số trước thứ Sáu và hỏi xem như vậy có được không.

9. Elena

   Perfect, thanks.

   Nghĩa: Đồng ý và cảm ơn bạn.

10. Bạn

    Great. If there's nothing else, thanks, everyone. Just message me if anything comes up.

    Nghĩa: Kết thúc phần hỏi đáp và mời mọi người liên hệ với bạn sau.

Âm thanh sử dụng giọng nói AI mà bạn nghe trong các cuộc hội thoại trên ChitterChatter.

Khán giả mong đợi gì ở phần hỏi đáp nơi làm việc tại Mỹ

Từ một phiên luyện tập thực tế

Đội ngũ của chúng tôi đã thử tình huống này trên ChitterChatter với phần mô tả ở mục luyện tập bên dưới. Một giọng nói tổng hợp đọc các câu của người học; câu trả lời của nhân vật AI và phần phản hồi là do ChitterChatter tạo ra. Dưới đây là những câu đầu tiên của cuộc hội thoại, đã được lược bớt đôi chút.

1. Đồng nghiệp

   Thanks for the update. How do you expect the new billing system to reduce support tickets?

   Nghĩa: Cảm ơn bạn về phần cập nhật và hỏi hệ thống lập hóa đơn mới sẽ giảm số yêu cầu hỗ trợ như thế nào.

2. Bạn

   The new system have a more clear payment process, so I think customers will not get confused so much. Also, we have more automatic emails if payment fail. That should help reduce the questions to support.

   Nghĩa: Nói rằng quy trình thanh toán rõ ràng hơn sẽ giúp khách hàng ít bối rối hơn, và email tự động khi thanh toán thất bại sẽ giúp nhóm hỗ trợ nhận ít câu hỏi hơn.

3. Đồng nghiệp

   Got it, that sounds helpful. What happens if testing falls behind, and how will support hear about any change to the March launch?

   Nghĩa: Nói rằng nghe có vẻ hữu ích, rồi hỏi hai điều: chuyện gì xảy ra nếu việc kiểm thử bị trễ, và nhóm hỗ trợ sẽ biết bằng cách nào nếu đợt ra mắt tháng 3 có thay đổi.

4. Bạn

   If testing is late, we maybe need to push the launch date back. We will tell support team with an email update, and maybe a short meeting if is big delay. Can you repeat the second part please?

   Nghĩa: Nói rằng có thể phải lùi ngày ra mắt nếu việc kiểm thử bị trễ và nhóm hỗ trợ sẽ nhận được email cập nhật, có thể thêm một cuộc họp ngắn nếu trễ nhiều, rồi xin nghe lại phần thứ hai của câu hỏi.

5. Đồng nghiệp

   Sure, I was asking what percentage reduction in tickets finance used in its forecast.

   Nghĩa: Đồng ý, nhưng hỏi một điều mới: trong dự báo, nhóm tài chính đã giả định số yêu cầu hỗ trợ giảm bao nhiêu phần trăm.

6. Bạn

   Ah, sorry, I don't remember the exact percent that finance has for forecast. I think it was around fifteen percent, but I need to check the document for be sure. I can send you this number after the meeting, ok?

   Nghĩa: Xin lỗi vì không nhớ con số chính xác, đoán là khoảng mười lăm phần trăm, và đề nghị gửi con số sau cuộc họp.

7. Đồng nghiệp

   That works, thanks. I'm curious how success will be measured after launch—do you have a plan for that yet?

   Nghĩa: Chấp nhận câu trả lời đó và hỏi đã có kế hoạch đo lường thành công sau khi ra mắt chưa.

8. Bạn

   Yes, we will track the number of support tickets about billing for some months after launch, and compare with before. If the number go down and customers pay faster, we say it is successful. Maybe we will also ask the support team for feedback.

   Nghĩa: Nói rằng sẽ so sánh số yêu cầu hỗ trợ về hóa đơn trước và sau khi ra mắt trong vài tháng, coi là thành công nếu số yêu cầu giảm và khách hàng thanh toán nhanh hơn, và có thể xin ý kiến từ nhóm hỗ trợ.

9. Đồng nghiệp

   Makes sense, and it helps us know what to watch for. What kind of preparation do you think support should do before March?

   Nghĩa: Đồng ý rằng như vậy có ích, rồi hỏi nhóm hỗ trợ nên chuẩn bị thế nào trước tháng 3.

10. Bạn

    I think support team should review the new billing steps and try the system if possible, maybe with some demo accounts. It's good to practice answer for new payment problems too. Do you think your team need special training for this?

    Nghĩa: Đề xuất nhóm hỗ trợ xem lại các bước lập hóa đơn mới, dùng thử hệ thống bằng tài khoản demo và luyện cách trả lời các vấn đề thanh toán mới, rồi hỏi nhóm có cần đào tạo riêng không.

11. Đồng nghiệp

    A short demo would help us a lot, and some sample questions to practice would be useful.

    Nghĩa: Nói rằng một buổi demo ngắn và vài câu hỏi để luyện tập sẽ giúp ích rất nhiều.

Những gì phản hồi đã chỉ ra

• Những gì người học đã nói

  Do you want we focus only on the payment process, or should I show some of the new admin features too?

  Cách nói rõ ràng hơn

  Do you want us to focus only on the payment process?

  Sau "want", tiếng Anh cần một đại từ tân ngữ và một động từ nguyên mẫu, không phải một mệnh đề đầy đủ. Phản hồi ghi đây là điều chính cần cải thiện.

• Những gì người học đã nói

  Also, we have more automatic emails if payment fail.

  Cách nói rõ ràng hơn

  if a payment fails

  Ở đây, payment là danh từ số ít, nên cần có mạo từ và dạng động từ phù hợp với nó. Chuyển sang số nhiều cũng được.

• Những gì người học đã nói

  Can you repeat the second part please?

  Cách nói rõ ràng hơn

  Could you please clarify that last point?

  Điểm này đã làm tốt: bạn lịch sự đề nghị làm rõ và giữ cho cuộc họp tiếp tục. Bạn cũng có thể nhờ người nói làm rõ ý cuối cùng của họ.

Tập dượt cả bài thuyết trình nữa

Nếu bạn muốn trình bày chính bài nói trước phần câu hỏi, hãy chọn Thuyết trình + Hỏi đáp khi tạo hoạt động. Bạn thuyết trình thành tiếng, rồi khán giả AI đặt câu hỏi về chính những gì bạn đã nói. Hướng dẫn của chúng tôi về luyện thuyết trình bằng một ngôn ngữ khác trình bày chi tiết cách làm.

Tập dượt phần hỏi đáp với một khán giả AI

Để chỉ luyện riêng phần câu hỏi, hãy mô tả bài nói của bạn trong vài câu, và AI sẽ đóng vai một khán giả, hỏi bạn các câu hỏi tiếp nối thành tiếng. Bạn trả lời bằng giọng nói, giống như trong phần hỏi đáp thật.

1. Mở Tạo bằng AI và mô tả bài nói của bạn: chủ đề, các ý chính và ai sẽ nghe. Hoặc dán ví dụ bên dưới rồi đổi chi tiết.
2. Trong phần mô tả, hãy yêu cầu ít nhất một câu hỏi hai phần và một câu hỏi bạn có thể không trả lời được, để luyện cả hai.
3. Trả lời thành tiếng theo mẫu nhắc lại, trả lời, kiểm tra. Một cuộc hội thoại có thể kéo dài đến 30 phút, đủ cho nhiều lượt hỏi đáp.
4. Xem lại bạn đã đạt những mục tiêu học tập nào, phiên bản rõ ràng hơn của một câu bạn đã nói, và bản chép lời. Sau đó hỏi Huấn luyện viên AI cách rút ngắn câu trả lời dài nhất của bạn.