英語でプレゼン後の質問に答える

言い換え、回答、確認

プレッシャーがかかると、多くの話し手は答えるのが早すぎるか、話が長くなりすぎます。この3ステップのパターンなら、回答を短く的確に保てますし、最初のステップで考える時間を数秒稼げます。

• 言い換え：質問を自分の言葉で言い直します。So the question is whether we can launch before March.
• 回答：まず短く答え、それから理由や例を1つ挙げます。Yes, if testing finishes on time. The main risk is the payment feature.
• 確認：聞かれたことに答えられたか確かめます。Does that answer your question?
• 特にアメリカの職場では、聞き手はまず直接の答えを、その後に背景を期待します。前置きが長いと、質問をはぐらかしているように聞こえることがあります。

数秒の時間を稼ぐ

少しの間は問題ありません。これらの表現は、考えている間の沈黙を自然に埋めてくれます。1回の質疑応答でそれぞれ1～2回までにしておかないと、台本どおりに聞こえてしまいます。

• That's a good question. Let me think about that for a second.

  意味： 相手にお礼を言い、少し考える時間をもらうことを全員に伝えます。

  本当にそう思うときだけ言いましょう。どの質問にもGreat question!と言っていると、気づかれます。

• So if I understand correctly, you're asking about the timeline, not the budget.

  意味： 質問を自分の言葉で言い直して、内容を確認しながら数秒の時間を稼ぎます。

  これが言い換えのステップです。部屋の後ろの人や、通話に参加していて質問が聞こえなかった人にも役立ちます。

質問が聞き取れなかったとき

聞き返すのは普通のことです。ネイティブスピーカーも、特に広い会場やビデオ通話では、しょっちゅう聞き返しています。一度だけはっきりと聞き、謝るのも一度だけにしましょう。

• Sorry, could you repeat the question?

  意味： 質問をもう一度言ってもらうよう、丁寧に頼みます。

  標準的な言い方です。くだけたチームミーティングなら、Sorry, say that again?でも大丈夫です。

• Sorry, you cut out for a second. Could you say that again?

  意味： ビデオ通話で音声が途切れたので、もう一度言ってもらいます。

  すぐに言いましょう。時間がたつほど、聞きにくくなります。

• Just to make sure I answer the right question: do you mean the cost to us, or to the customer?

  意味： 2つの意味のどちらかを選んでもらい、本当に聞かれたことに答えられるようにします。

  質問全体をもう一度説明してもらうより、2つの選択肢を示すほうが、相手にとって楽です。

難しい質問

難しい質問のほとんどは4つのタイプに分けられます。答えられない質問、実は2つの質問になっている質問、話題から外れた質問、攻撃のように聞こえる質問です。それぞれに、落ち着いて主導権を保てる表現があります。

• I don't have that number in front of me, but I'll find out and follow up with you by Friday.

  意味： わからないことを認め、調べると約束し、期限を伝えます。

  曜日を挙げると自信があるように聞こえるので、守れる日だけを約束しましょう。くだけた場では、I'm not sure, but I'll get back to you.でも大丈夫です。

• That's really two questions. Let me start with the cost, and then I'll come back to the timeline.

  意味： 2つの部分からなる質問を分けて、それぞれにはっきり答えられるようにします。

  まず両方の部分を挙げて、両方とも聞こえていることを相手に伝えましょう。話し手が忘れがちなのは2つ目の部分なので、必ずそこに戻りましょう。

• That's a bit outside what I covered today, but I'm happy to talk about it afterward.

  意味： 話題から外れた質問を、丁寧に後回しにします。

  会議では、Let's take that offline.も同じ意味です。みんなの前ではなく、後で話しましょうということです。

• I understand the concern. Here's how we looked at it.

  意味： 批判的な質問に反論せずに受け止め、そのうえで自分の考えを説明します。

  落ち着いて、相手のきつい言葉を繰り返さないようにしましょう。相手がそれでも食い下がるなら、I don't think we'll settle this today, but I'm happy to keep talking after the meeting.と言えば先に進めます。

質疑応答を締めくくる

時間どおりに、自分の主導で終わらせましょう。数分前に合図を出し、お礼を言って、連絡方法を伝えます。

• We have time for one more question.

  意味： 質疑応答がもうすぐ終わることを聴衆に伝えます。

  時間どおりに終われるよう、終了の数分前に言いましょう。

• Thanks, everyone. If you think of anything later, just send me an email.

  意味： 質疑応答を終え、聴衆にお礼を言い、後からでも質問してほしいと伝えます。

  ビデオ通話では、I'll drop my email in the chat.と添えて、実際にそうしましょう。

プロジェクト報告の後の質疑応答

ビデオ通話で、約15人の同僚にプロジェクトの進捗を報告したところです。マネージャーが質問を受け付け、2人が質問します。

1. 店長

   Thanks, that was really clear. Let's open it up for questions.

   意味： お礼を言って、質問を募ります。

2. Marcus

   Quick question. Are we still on track for March, and what happens if testing takes longer?

   意味： 2つのことを尋ねます。リリースは今も3月の予定かどうか、そしてテストが遅れたらどうなるか。

3. あなた

   That's really two questions. First, yes, we're still on track for March. Second, if testing runs late, we'd push the launch back about two weeks, not more.

   意味： 質問を2つに分け、1つ目にはそのとおりだと答え、遅れるとしても2週間ほどだと伝えます。

4. Marcus

   Got it, thanks.

   意味： わかったと言います。

5. Elena

   Do you know how many customers are still using the old version?

   意味： 旧バージョンを使っている顧客の数を尋ねます。

6. あなた

   Just to make sure: do you mean all customers, or just the ones on the paid plan?

   意味： どの顧客層のことか確認します。

7. Elena

   Just the paid ones.

   意味： 有料で利用している顧客のことだと答えます。

8. あなた

   I don't have that number in front of me, but I'll find out and send it to you by Friday. Does that work?

   意味： わからないことを認め、金曜日までに数字を送ると約束して、それで問題ないか確認します。

9. Elena

   Perfect, thanks.

   意味： 了承して、お礼を言います。

10. あなた

    Great. If there's nothing else, thanks, everyone. Just message me if anything comes up.

    意味： 質疑応答を締めくくり、後から連絡してもらうよう伝えます。

音声には、ChitterChatterの会話で聞こえるAIの声を使用しています。

アメリカの職場の質疑応答で聴衆が期待すること

実際の練習セッションから

私たちのチームが、下の練習セクションにある説明を使って、この場面をChitterChatterで実際に試しました。学習者のセリフは合成音声が話し、AIキャラクターの返答とフィードバックはChitterChatterが生成したものです。以下は会話の冒頭部分で、一部を省略しています。

1. 同僚

   Thanks for the update. How do you expect the new billing system to reduce support tickets?

   意味： 報告にお礼を言い、新しい請求システムでサポートへの問い合わせがどう減るのかを尋ねます。

2. あなた

   The new system have a more clear payment process, so I think customers will not get confused so much. Also, we have more automatic emails if payment fail. That should help reduce the questions to support.

   意味： 支払い手続きがわかりやすくなることで顧客の混乱が減り、支払いが失敗したときの自動メールでサポートへの問い合わせも減るはずだと話します。

3. 同僚

   Got it, that sounds helpful. What happens if testing falls behind, and how will support hear about any change to the March launch?

   意味： 役に立ちそうだと言い、2つのことを尋ねます。テストが遅れたらどうなるのか、そして3月のリリースに変更があった場合、サポートチームはどうやって知るのか、という質問です。

4. あなた

   If testing is late, we maybe need to push the launch date back. We will tell support team with an email update, and maybe a short meeting if is big delay. Can you repeat the second part please?

   意味： テストが遅れたらリリースを延期する必要があるかもしれず、サポートにはメールで最新情報を伝え、遅れが大きければ短い会議を開くかもしれないと話してから、質問の後半をもう一度聞かせてほしいと頼みます。

5. 同僚

   Sure, I was asking what percentage reduction in tickets finance used in its forecast.

   意味： 同意しつつも、新しい質問をします。財務チームが予測で見込んだ問い合わせの減少率は何パーセントか、という質問です。

6. あなた

   Ah, sorry, I don't remember the exact percent that finance has for forecast. I think it was around fifteen percent, but I need to check the document for be sure. I can send you this number after the meeting, ok?

   意味： 正確な数字を覚えていないことを謝り、たぶん15%ほどだったと伝え、会議の後に数字を送ると申し出ます。

7. 同僚

   That works, thanks. I'm curious how success will be measured after launch—do you have a plan for that yet?

   意味： それで納得し、リリース後の成果を測る計画がもうあるかどうかを尋ねます。

8. あなた

   Yes, we will track the number of support tickets about billing for some months after launch, and compare with before. If the number go down and customers pay faster, we say it is successful. Maybe we will also ask the support team for feedback.

   意味： リリースの前後数か月で請求関連のサポート問い合わせを比較し、問い合わせが減って顧客の支払いが早くなれば成功とみなし、サポートにも意見を聞くかもしれないと話します。

9. 同僚

   Makes sense, and it helps us know what to watch for. What kind of preparation do you think support should do before March?

   意味： それは役に立つと同意し、3月までにサポートチームがどう準備すべきかを尋ねます。

10. あなた

    I think support team should review the new billing steps and try the system if possible, maybe with some demo accounts. It's good to practice answer for new payment problems too. Do you think your team need special training for this?

    意味： サポートチームが新しい請求の手順を確認し、デモアカウントでシステムを試して、新しい支払いトラブルへの答え方を練習することを提案してから、チームに特別な研修が必要かどうかを尋ねます。

11. 同僚

    A short demo would help us a lot, and some sample questions to practice would be useful.

    意味： 短いデモと練習用の質問があれば、とても助かると話します。

フィードバックで指摘された点

• 学習者の発言

  Do you want we focus only on the payment process, or should I show some of the new admin features too?

  より伝わりやすい言い方

  Do you want us to focus only on the payment process?

  英語では「want」の後に、主語と動詞を備えた節ではなく、目的格の代名詞と不定詞が必要です。フィードバックでは、これが主に取り組むべき点として挙げられました。

• 学習者の発言

  Also, we have more automatic emails if payment fail.

  より伝わりやすい言い方

  if a payment fails

  ここでの「payment」は単数名詞なので、冠詞と、それに合った動詞の形が必要です。複数形にしてもかまいません。

• 学習者の発言

  Can you repeat the second part please?

  より伝わりやすい言い方

  Could you please clarify that last point?

  これは良かった点です。丁寧に説明を求め、会議を滞りなく進められました。相手の最後の発言について、詳しく説明してもらうよう頼むこともできます。

発表全体もリハーサルする

質問の前に発表そのものも練習したい場合は、アクティビティを作成するときに「プレゼンテーション＋質疑応答」を選びましょう。声に出して発表すると、AIの聴衆が実際に話した内容について質問してきます。詳しい流れは、外国語でのプレゼンテーション練習のガイドで紹介しています。

AIの聴衆を相手に質疑応答をリハーサルする

質問への受け答えだけを集中して練習するなら、自分の発表を数文で説明しましょう。AIが聴衆の一人を演じ、声に出して追加の質問をしてきます。本番の質疑応答と同じように、声で答えます。

1. 「AIで作成」を開き、自分の発表について、テーマ、要点、聞き手を説明しましょう。または、下の例を貼り付けて詳細を変えましょう。
2. 説明の中で、2つの部分からなる質問と、自分が答えられないかもしれない質問を少なくとも1つずつ入れるよう頼みましょう。両方の練習ができます。
3. 言い換え、回答、確認の流れで、声に出して答えましょう。会話は最長30分まで続けられるので、何度か質問をやり取りするのに十分な時間があります。
4. 取り組めた学習目標、自分の発言のうち1つのより伝わりやすい言い方、文字起こしを確認しましょう。そのうえで、一番長かった回答を短くする方法をAIコーチに聞いてみましょう。